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Mappatura, gestione e reingegnerizzazione dei processi - BPR

La realizzazione e la gestione di un Repository Organizzativo comporta la messa in opera di specifici processi che, a livello macroscopico, riguardano:

  • la creazione di un lessico e di un insieme di regole di modellazione della conoscenza aziendale;
  • la creazione e l’implementazione di un processo di acquisizione strutturata e formalizzata della conoscenza allo scopo di costituire una base di conoscenza attraverso strumenti informatici;
  • la creazione e l’implementazione di un processo d’interrogazione della base di conoscenza a beneficio di chi la gestisce o vi accede direttamente;
  • la creazione e l’implementazione di un processo di divulgazione della conoscenza.

In particolare, il Repository Organizzativo costituisce un data base di conoscenza che cataloga e descrive i processi aziendali, gli organigrammi, i funzionigrammi ed evidenzia il flusso dei processi tra le strutture dell’azienda.

La mappa dei processi serve da base per la generazione del relativo schema dei processi “AS IS”, che costituisce la base di riferimento per le simulazioni di modifiche organizzative e per gli aggiornamenti al fine di pervenire alla definizione di eventuali modelli “TO BE” e al consolidamento di quello “AS IS”.

Il Repository viene realizzato in coerenza con il Modello Concettuale (Modello delle convenzioni) che definisce in riferimento agli obiettivi di progetto, le modalità di progettazione, analisi e diffusione delle informazioni; gli elementi basilari del Repository sono:

  • Modello di Struttura Organizzativa (Organigramma), che descrive l’insieme delle unità organizzative e delle figure professionali, che rappresentano le risorse umane assegnate alle Unità Organizzative e che effettuano le attività descritte nei processi;
  • Modello dei Processi Aziendali, che descrive i processi svolti, a livello di dettaglio definito nel modello concettuale.

La definizione del modello concettuale del Repository Organizzativo si pone lo scopo di:

  • Conoscere e modellare l’organizzazione nelle sue entità e componenti: strutture e processi;
  • Possedere una forte capacità di governo organizzativo;
  • Rilevare e gestire le criticità dei processi governandone il cambiamento;
  • Incrementare l’efficienza e l’efficacia dei processi operativi e decisionali;
  • Migliorare il livello delle conoscenze, particolarmente quelle operative attraverso la condivisione delle informazioni (es. attività rischi, controlli, metodi, ecc.)
  • Garantire la possibilità di estendere l’utilizzo del db anche a ulteriori progetti (capitalizzando le informazioni), per la gestione ad esempio dell’Enterprise Architecture (EA) a della Governance e Risk & Compliance (GRC).

La definizione del Modello Concettuale pertanto prevederà l’utilizzo di metodologie e dati diversi, in riferimento all’obiettivo di progetto:

  • Regolamentazione dei processi e diffusione della conoscenza;
  • Analisi e snellimento dei processi;
  • Dimensionamento di organico;
  • Business Enterprise Architecture;